Heb je sinds januari nog altijd 23 cent per kilometer uitbetaald aan medewerkers die met de auto naar kantoor komen? Dan loop je achter de feiten aan. De onbelaste kilometervergoeding is verhoogd naar 25 cent, en die verhoging geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Wie dat nog niet heeft verwerkt, moet de loonadministratie met terugwerkende kracht corrigeren.
Wat er precies verandert
De staatssecretaris van Financiën heeft het maximale onbelaste bedrag voor reiskosten verhoogd van 0,23 naar 0,25 euro per kilometer, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Dat staat zo op de website van Ondernemersplein, het gezamenlijke ondernemersloket van de Rijksoverheid en KVK. Het bedrag geldt voor woon-werkverkeer en voor zakelijke kilometers, en het maakt niet uit met welk vervoermiddel je medewerker reist: auto, fiets of openbaar vervoer.
Belangrijk om te weten: je bent als werkgever niet verplicht om het maximum uit te keren. Staat er in je arbeidsvoorwaarden of cao een vast bedrag van 23 cent, dan mag je dat gewoon zo laten staan. Maar als je de fiscale ruimte wilt benutten, mag je nu tot 25 cent onbelast vergoeden.
Waarom dit nog niet overal is doorgevoerd
De verhoging ging niet in met een simpele wetswijziging die iedereen meteen op de radar had. Hij is eerst via een beleidsbesluit van de staatssecretaris goedgekeurd, en wordt daarna pas formeel vastgelegd in het Belastingplan 2027, dat op Prinsjesdag is ingediend. Daardoor lopen praktijk en wetgeving een tijd uit elkaar: salarisadministraties en HR-afdelingen die hun systemen niet actief bijhouden, rekenen soms nog met het oude bedrag van 23 cent. Dat is precies waarom je dit nu zelf moet checken in plaats van te wachten tot het systeem het automatisch aanpast.
Zo corrigeer je de loonstrook met terugwerkende kracht
Heb je sinds 1 januari 2026 niet meer dan 23 cent per kilometer vergoed? Dan kun je de extra 2 cent per kilometer nu alsnog onbelast uitbetalen in een volgend loontijdvak. Heb je juist meer dan 23 cent vergoed en is het meerdere als belast loon verwerkt, dan kun je het loon en de loonbelasting met 2 cent per kilometer per tijdvak verlagen. Daarvoor moet je eerder ingediende loonaangiftes corrigeren.
Werk je met een vaste reiskostenregeling waarbij je het bedrag salderend verwerkt, dan moet je vanaf 1 januari 2026 rekenen met 25 cent per kilometer. Zat de eerdere 2 cent in de vrije ruimte van de werkkostenregeling en betaalde je daar 80 procent eindheffing over, dan kun je die belasting in een later tijdvak verrekenen. Het klinkt bureaucratisch, maar voor de meeste mkb-bedrijven met een paar tientallen medewerkers is het een kwestie van een paar regels aanpassen in de salarissoftware en één correctieaangifte indienen.
Thuiswerken en reizen sluiten elkaar nog altijd uit
Een veelgemaakte fout: voor dezelfde werkdag zowel een thuiswerkvergoeding als een vergoeding voor woon-werkverkeer uitkeren. Dat mag niet. Per dag kies je één van de twee. Werkt een medewerker gedeeltelijk thuis, dan geldt de 128-dagenregeling: wie minstens 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag toch een vergoeding voor 214 dagen krijgen, ook als iemand in de praktijk minder vaak op kantoor is. Dat is relevant nu steeds meer bedrijven weer vaste kantoordagen invoeren in plaats van volledig vrije hybride afspraken: hoe vaker medewerkers verplicht naar kantoor moeten, hoe vaker die 25 cent per kilometer ook echt wordt uitgekeerd.
Wat dit kost als je het niet bijhoudt
Op papier gaat het om 2 cent per kilometer, maar bij een medewerker die 25 kilometer enkele reis rijdt en 220 werkdagen per jaar naar kantoor komt, loopt de onbelaste ruimte op tot 220 euro per jaar per persoon. Bij een team van twintig reizende medewerkers praat je al snel over een paar duizend euro aan onbenutte fiscale ruimte, of omgekeerd, over een paar duizend euro die je ten onrechte als belast loon hebt verwerkt en nu moet terugvorderen via een correctieaangifte. Grotere bedrijven laten dit vaak via een extern bureau regelen; wil je weten of dat voor jouw bedrijf loont, lees dan ook ons artikel over payroll uitbesteden. Bedenk ook dat reiskosten los staan van de dekking bij uitval: check bij twijfel ons overzicht van werknemersverzekeringen bij inkomensverlies, want dat is een heel ander dossier dan de kilometervergoeding.
Dit controleer je deze week
Open je salarissoftware en check met welk bedrag per kilometer de reiskostenvergoeding nu wordt berekend. Staat er nog 0,23 euro, pas het aan naar 0,25 euro en reken na of je medewerkers sinds januari te weinig onbelaste vergoeding hebben gekregen. Is dat het geval, dan kun je dit in de eerstvolgende loonronde rechtzetten zonder dat iemand er een correctieaangifte over de inkomstenbelasting voor hoeft in te dienen. Het is een kleine aanpassing, maar wel een die je medewerkers direct in de portemonnee voelen, en die je als werkgever simpelweg verplicht bent correct te verwerken.