Microsoft stuurt zijn Nederlandse medewerkers vanaf dit jaar minimaal drie dagen per week naar kantoor. ABN Amro wil dat de helft van de werktijd op de vestiging gebeurt. Twee jaar geleden was dat ondenkbaar, nu is het het nieuwe normaal bij steeds meer grote werkgevers. En die beweging stopt niet bij de multinational. Ook in het mkb trekken eigenaren de teugels van het hybride werken weer aan, soms voorzichtig, soms met harde regels.
Herkenbaar? Dan is dit het moment om je eigen kantoorbeleid nog eens tegen het licht te houden, want wat bij jou op papier staat en wat er in de praktijk gebeurt, lopen vaak verder uit elkaar dan je denkt.
Waarom werkgevers de regie teruspakken
De argumenten van grote bedrijven klinken overal hetzelfde. Microsoft zegt dat medewerkers productiever zijn als ze naast elkaar zitten, ABN Amro wijst op samenwerking en klantcontact. BNR berichtte eerder dit jaar dat Microsoft dit wereldwijd doorvoert, met Nederland als een van de eerste landen buiten de VS.
Bij ABN Amro speelt vooral onboarding mee: nieuwe medewerkers leren het vak sneller als ze naast een ervaren collega zitten in plaats van via een scherm. Dat is precies het punt waar veel mkb-bedrijven ook tegenaan lopen. Een nieuwe collega inwerken via Teams werkt, maar het gaat trager dan aan een bureau samen door een dossier heen lopen.
Niet elk bedrijf trekt hetzelfde door. Vliegtuigbouwer Airbus moest zijn verplichte kantoordagen in Spanje juist weer intrekken na een stakingsgolf. De les: medewerkers verplichten werkt alleen als je uitlegt waarom, en als je luistert wanneer het misgaat.
Er speelt nog iets mee dat weinig wordt genoemd: kantoorruimte. Jarenlang gingen bedrijven ervan uit dat kantoren steeds verder zouden krimpen, maar die krimp lijkt nu te stoppen. Werkgevers die net een kleiner pand hebben genomen, merken dat hybride werken toch echt een vaste vorm heeft gekregen, met een paar vaste kantoordagen per week in plaats van een vrijblijvende keuze. Dat verandert ook hoeveel bureaus, vergaderruimtes en parkeerplekken je als mkb-ondernemer eigenlijk nodig hebt.
Wat de cijfers zeggen over het mkb
Bij kleine bedrijven is de vrijheid om zelf te kiezen waar je werkt al jaren aan het slinken. Onderzoek laat zien dat de individuele keuzevrijheid bij kleine organisaties daalde van ongeveer 20 naar 7 procent, terwijl strikte aanwezigheidsregels juist toenemen. En waar grote bedrijven vaak twee of drie dagen op kantoor als norm hanteren, vragen mkb-werkgevers juist vaker om drie of vier dagen.
Opvallend is dat medewerkers in de praktijk vaak vaker naar kantoor komen dan het beleid voorschrijft. Lees daar meer over in ons artikel over personeel dat het eigen kantoorbeleid inhaalt. Dat betekent dat veel eigenaren helemaal geen strenge regel nodig hebben om mensen op kantoor te krijgen, maar vooral een kantoor waar mensen graag willen zijn.
Wat mag je eigenlijk verplichten als werkgever
Juridisch gezien heb je als werkgever het instructierecht: jij bepaalt in principe waar en hoe het werk gebeurt. Een medewerker heeft geen wettelijk recht om vanuit huis te werken. Wat wel kan, is dat een medewerker via de Wet Flexibel Werken een verzoek indient om de werklocatie aan te passen. Jij moet dat verzoek serieus wegen en gemotiveerd afwijzen als je dat doet, maar je bent niet verplicht om het goed te keuren.
Voor een zzp'er die je structureel inhuurt, speelt een heel ander vraagstuk: hoeveel zeggenschap je over werktijd en locatie hebt, raakt al snel aan de vraag of er eigenlijk sprake is van een arbeidsrelatie. Wil je daar meer over weten, lees dan ons artikel over de nieuwe zzp-regels voor het mkb, want die discussie wordt met de nieuwe wetgeving alleen maar relevanter.
Belangrijk om te onthouden: een arbeidscontract geeft jou veel ruimte, maar niet onbeperkt. Weigert een medewerker structureel om te komen zonder goede reden, dan kun je dat als werkgever uiteindelijk zien als werkweigering. Omgekeerd geldt ook dat een kantoorbeleid dat totaal geen rekening houdt met bijvoorbeeld een lange reistijd of een zorgtaak, al snel als onredelijk wordt gezien als het ooit tot een geschil komt. De praktijk ligt meestal in het midden: een paar vaste dagen met ruimte voor uitzonderingen werkt beter dan een keiharde regel zonder uitzondering.
Zo bepaal je een kantoorbeleid dat wel werkt
Een kopie van het Microsoft-beleid plakken op een team van twaalf mensen heeft weinig zin. Wat wel werkt:
- Koppel kantoordagen aan een doel, zoals teamoverleg, klantbezoek of het inwerken van nieuwe collega's, in plaats van aan een vast aantal dagen zonder reden.
- Vraag eerst waarom mensen liever thuis werken. Vaak is het antwoord niet "ik wil niet samenwerken", maar "ons kantoor is te druk, te lawaaierig of simpelweg niet fijn om in te zitten".
- Investeer in de werkplek zelf voordat je aanwezigheid afdwingt. Een werkplek met goede ergonomie en licht trekt mensen vanzelf vaker naar kantoor dan een strikte regel dat ooit zal doen.
- Communiceer de reden achter je beleid net zo duidelijk als Microsoft en ABN Amro dat deden. Onduidelijkheid over het "waarom" is precies waar het bij Airbus misging.
Dit bepaal je deze week nog
Je hoeft niet te wachten tot je personeel zelf om duidelijkheid vraagt. Zet deze week op papier wat je eigenlijk wilt: hoeveel dagen, voor wie, en vooral waarom. Leg dat naast wat er in de praktijk al gebeurt, en kijk waar het verschil zit. Grote kans dat je ontdekt dat je helemaal geen strenge regel nodig hebt, maar vooral een paar goede redenen om samen op kantoor te zijn.