ABN Amro wil het vastleggen in de cao: personeel moet straks minstens de helft van de werkweek op kantoor doorbrengen. Bij Microsoft geldt al een verplichting van minimaal drie dagen. En in de advocatuur is drie kantoordagen inmiddels de norm, bij sommige kantoren zelfs vier voor partners. Na jaren van "het nieuwe werken" halen grote werkgevers hun mensen terug naar kantoor, en ze doen dat steeds harder.
Toch zit er een rare knik in dit verhaal. Uit onderzoek van vastgoedadviseur CBRE blijkt dat medewerkers gemiddeld al vaker op kantoor zitten dan hun eigen bedrijfsbeleid voorschrijft. Bij grote corporates komen mensen gemiddeld 2,5 dag per week naar kantoor, terwijl het beleid 2,4 dag vraagt. Bij het mkb is het verschil nog groter: 3,4 dag in de praktijk tegenover 3,2 dag op papier. Je personeel loopt dus al voor op je eigen beleid.
Wat de cijfers van CBRE je vertellen
Dat medewerkers vaker komen dan gevraagd, is geen toeval. Twee jaar geleden klaagden werkgevers nog dat kantoren leeg bleven. Nu blijkt de balans om te slaan: mensen zoeken zelf weer contact met collega's, willen sneller schakelen met hun team of merken dat ze thuis net iets minder productief zijn dan ze zichzelf wijsmaken. Voor werkgevers is dat goed nieuws, want het betekent dat je niet per se hoeft te dwingen. Een beleid dat aansluit bij wat mensen al doen, werkt beter dan een beleid dat tegen de stroom in roeit.
Het risico zit in de omgekeerde situatie: bedrijven die vasthouden aan een verouderd thuiswerkbeleid terwijl hun eigen mensen allang laten zien dat ze de kantoorvloer waarderen. Wie dat signaal mist, loopt achter de feiten aan en investeert misschien in de verkeerde dingen, zoals extra thuiswerkbudget terwijl de vraag eigenlijk naar een prettigere werkplek met betere ergonomie en licht uitgaat.
Grote namen zetten de toon, maar de druk komt van meerdere kanten
Het Financieele Dagblad meldde eerder al dat rond 70 procent van de Nederlandse werkgevers thuiswerken actief wil beperken, vooral vanwege de krappe arbeidsmarkt en de wens om sociale samenhang in teams te herstellen. Volgens het FD voelen managers dat flexwerken ten koste gaat van grip en teamgevoel. Internationaal zie je hetzelfde patroon: Zoom, het bedrijf dat symbool stond voor massaal thuiswerken tijdens de pandemie, verplicht personeel in de buurt van een vestiging inmiddels om minstens twee dagen per week op kantoor te verschijnen. De NOS zag ditzelfde patroon eerder al bij Google, Amazon en Disney.
Belangrijk om te weten: een werknemer heeft juridisch geen afdwingbaar recht op thuiswerken. Een werkgever heeft instructierecht en mag, binnen redelijke grenzen, de standplaats bepalen. Dat betekent niet dat je als mkb-ondernemer zomaar iedereen terug kunt bevelen, maar het geeft je wel meer ruimte om beleid bij te stellen dan veel werkgevers denken.
Waarom dit ook voor jouw mkb-bedrijf relevant is
Grote corporates hebben de luxe van een eigen vastgoedafdeling en onderzoeksbureaus die precies bijhouden hoe vol de kantoren zitten. Als mkb-ondernemer mis je die data meestal, maar de onderliggende dynamiek geldt net zo goed. Vraag jezelf af: komt je team vaker langs dan je officiële beleid eigenlijk toestaat? Zo ja, dan is de kans groot dat je beleid inmiddels achterhaald is en dat je kunt bijsturen zonder weerstand te verwachten.
Het gaat hierbij niet alleen om aanwezigheid. Een kantoor dat mensen weer aantrekt, is ook een kantoor waar mensen zich prettig voelen. Bedrijven die worstelen met verzuim of uitval zien vaak een directe link met hoe hun werkplek functioneert. Wie structureel te maken heeft met overbelaste medewerkers, doet er goed aan eerst te kijken naar hoe je stress en burn-out bij personeel voorkomt voordat je harder gaat sturen op kantooraanwezigheid.
Zo bouw je een kantoorbeleid dat wel standhoudt
Een paar concrete stappen die werken in de praktijk:
- Meet eerst, stuur daarna. Kijk naar badge-data of gewoon naar de agenda's: hoe vaak zijn mensen er echt, en wijkt dat af van wat je beleid zegt?
- Koppel kantoordagen aan een doel. "Verplicht drie dagen" werkt slechter dan "dinsdag en donderdag zijn teamdagen, met overleg en gezamenlijke lunch". Mensen komen sneller voor een reden dan voor een regel.
- Betrek je team bij de keuze. Werkgevers die eenzijdig een regel opleggen, lopen het risico goede mensen te verliezen aan bedrijven die wel flexibel blijven. Vraag wat werkt, en leg uit waarom aanwezigheid soms nodig is.
- Zorg dat de werkplek het waard is. Een slecht verlicht kantoor met verouderde bureaustoelen trekt niemand terug. Investeer liever in de ruimte dan in controle.
Dit bepaalt of je straks mensen kwijtraakt of juist bindt
De bedrijven die nu de beste stappen zetten, zijn niet per se de bedrijven met de strengste regels. Het zijn de bedrijven die hun beleid laten aansluiten op wat er al gebeurt, en die tegelijk investeren in een werkplek waar mensen graag zijn. Wacht niet tot je concurrent die stap eerder zet. Kijk deze maand nog naar je eigen aanwezigheidscijfers, vergelijk ze met je beleid, en pas aan waar nodig. Een klein verschil tussen praktijk en beleid is geen probleem. Een groot verschil, in welke richting dan ook, kost je vroeg of laat goede mensen.