Er zijn tal van redenen waarom mensen van kantoor verhuizen. Dit kan zijn vanwege ruimtegebrek, uitbreidingen of gewoon besparingen. Een kantoorverhuizing wordt vaak onderschat en men denkt dat het in een dag kan. Niets is minder waar en de praktijk leert dat het vaak een flinke klus is. Er moet rekening worden gehouden met het personeel, het werk mag niet te lang worden stilgelegd en het vraagt veel voorbereiding. Daarom hebben we in deze blog de beste tips & tricks op een rijtje gezet, zodat jouw kantoorverhuizing soepel kan verlopen.
Maak een verhuisschema
Een kantoorverhuizing moet soepel verlopen, zo stressvrij mogelijk zijn en iedereen moet zijn/haar eigen taak krijgen. Daarom is het belangrijk om van tevoren te beginnen met het plannen van de verhuizing. Schakel daarom professionele verhuisbedrijven in. U kunt ook bestelbus huren of verhuiswagen huren. Denk daarnaast aan het tijdig inpakken van documenten, papierwerk en boekhouding. Het loskoppelen van de telefoons, alle computers en bedrading. Maar ook het uit elkaar halen van de meubels kan allemaal vooraf. Zet het op papier en verdeel indien mogelijk de taken.
Structuur is het belangrijkste!
Allereerst raden wij altijd aan om professionele verhuisdozen te gebruiken. Zoals eerder in meerdere blogs vermeld werkt dit een stuk makkelijker met stapelen, de bodem is verstevigd en ze hebben handige handvatten om ze te dragen. Geef iedere medewerker minimaal 1 of 2 eigen dozen en zorg dat iedereen zijn/haar eigen werkplek opruimt en netjes inpakt. Gebruik speciale etiketten of schrijf op de doos wat erin zit. Hierdoor zal de verhuizing soepel verlopen en kan alles snel uitgepakt worden op de nieuwe locatie en kan iedereen weer aan het werk!
Meld de verhuizing
Het is super belangrijk dat klanten en partners weten waar uw nieuwe locatie is en dat u gaat verhuizen. Waarschijnlijk heb je een bestand met e-mailadressen van al je klanten en partners, zorg ervoor dat je een e-mail samenstelt met een verhuiskaart. Je kunt dit creatief vormgeven of juist heel zakelijk houden. Het hangt natuurlijk af van de sector waarin uw bedrijf opereert. Ook is het handig om tijdelijk ‘nieuw adres per (datum)’ in de handtekeningen van de mail van alle medewerkers en eventueel op uitgaande facturen etc.
Vergeet niet uw documenten bij te werken
Als u een eigen bedrijf heeft heeft u vaak zaken kaarten, een website, briefpapier, e-mailhandtekeningen enzovoort. Vergeet niet uw nieuwe adres te vermelden. Neem tijdig contact op met de KvK om uw nieuwe adresgegevens door te geven, contracten met energie- en internetaanbieders op te zeggen en tijdig nieuwe aan te vragen. Zo wordt voorkomen dat het werk te lang wordt stilgelegd.
Inhuren
Als u snel en effectief wilt verhuizen, raden wij u bij Verhuisbedrijf Utrecht aan om een verhuisbedrijf in te schakelen. Zij kunnen alles voor je regelen en zelfs helpen om alles weer in te richten op de nieuwe locatie. Wij kunnen meedenken over uw verhuisplanning, wij verzorgen het transport van a tot z en u kunt zelf kiezen of u gebruik wilt maken van één of meerdere verhuizers. Zo is de kans groot dat uw personeel kan blijven werken en heeft u geen hinder van de verhuizing.
